Organisatieontwikkeling
Etappe 2 “Samen klimmen we verder” is het beleidsmatige kader voor de organisatieontwikkeling binnen de gemeente Leudal. In 2019 stonden de volgende zaken centraal:
- Het implementeren van een aantal belangrijke projecten;
- het realiseren van teamdoelstellingen;
- het opleveren van diverse werkprogramma’s.
In het jaar 2019 legden we de focus op de implementatie en pragmatisch bouwen aan de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarin stond de relatie met het verbeteren van de dienstverlening centraal.
De projecten
De volgende vier projecten inzake organisatieontwikkeling waren in 2019 belangrijk:
- Just Join, goed en tijdig antwoorden;
- Dossiers op orde (fase 2);
- Verbeteren uitvoering VTH-taken;
- Zo werken wij.
Fase 1 van ‘Just join, goed en tijdig antwoorden’ is opgeleverd. Fase 1 ging over het opschonen van de applicatie JOIN, het in overeenstemming brengen van zaaktypen met landelijke standaarden en verzorgen van trainingen aan gebruikers van JOIN. Eind 2019 is een tussenfase ingebouwd om te kijken hoe verder vorm te geven aan het project. In 2020 wordt een nieuwe interne projectleider aangetrokken, een nieuwe projectorganisatie opgezet en aan het managementteam (MT) een nieuw projectopdracht en projectplan gepresenteerd.
Binnen ‘dossiers op orde’ zijn in 2019 stappen gezet in het op orde brengen van de papieren dossiers. Zo zijn er onder andere dossierbeheerplannen opgesteld. Uiteraard leven we nu in een digitaal tijdperk en om die reden wordt in de toekomst de omslag gemaakt naar het digitaal werken, inclusief het verder op orde brengen van dossiers. Hierbij is extra aandacht voor het opstellen van een professioneel dossier door medewerkers. Ook is er aandacht voor het goed beheren van (digitale) dossiers.
Het project ‘verbeteren uitvoering VTH-taken’ is succesvol opgeleverd. Ook het project ‘ Zo werken wij’ is goed verlopen. Doel van dit laatste project was het verbeteren van het terugbelgedrag naar diegenen die onze gemeente benaderen. Gezien de dalende tendens in het aantal openstaande terugbelverzoeken constateren we dat dit project effect had. Het MT blijft sturen op de kengetallen ondanks de daling in het aantal terugbelverzoeken, dit om het gewenste gedrag hierin te bestendigen.
De teamdoelstellingen
Voor de teamdoelstellingen is het volgende gerealiseerd in 2019. Het introductieprogramma van medewerkers is onder de loep genomen en er zijn meerdere verbeterslagen gemaakt. Bijvoorbeeld op het gebied van een warme ontvangst van nieuwe medewerkers; het goed inregelen van rechten en het zorgen dat iemand snel effectief aan de slag kan in zijn functie. Het deelproject IDU is afgerond.
Kijkend naar de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt (toenemende krapte) en vanuit de intentie om een aantrekkelijke werkgever te blijven is in de afgelopen periode geconcludeerd dat het goed is om het programma meer te vernieuwen en eigentijds te maken. De vakgroep P&O pakt dit verder op in het eerste kwartaal van 2020.
Het teamdoel ‘Doorontwikkeling van het werkbedrijf Leudal’ is opgepakt binnen de afdeling Samenleving in samenwerking met Ruimte (buitendienst). De komst van de doelgroep WSW met ingang van 1 januari jl., het opleiden van de medewerkers Buitendienst en een extra locatie realiseren stond centraal in het vierde kwartaal van 2019.
Het teamdoel “Implementatie van het projectmatig werken’ is eind december 2019 opgeleverd. Projectmatig werken is een werkvorm die uitgewerkt is en waar onverkort op gestuurd wordt door de leiding. Desondanks blijkt dat het gedisciplineerd werken conform de voorgestelde aanpak aandacht blijft vragen. In januari 2020 vindt een evaluatie plaats die aan het MT wordt aangeboden.
Op het teamdoel ‘Capaciteit op orde’ wordt effectief gestuurd door de leiding. Er is continu aandacht voor de benodigde capaciteit in relatie tot de projectenportefeuille. In de afgelopen periode is afscheid genomen van een deel van de inhuur en is de opvulling van een vacature nader uitgesteld i.v.m. ontwikkelingen in de projectenportefeuille.
De werkprogramma’s
In 2019 zijn stappen gemaakt in diverse werkprogramma’s die inhoud gaven aan de organisatieontwikkeling. In het werkprogramma ‘Bestuursprogramma’ is veel aandacht geweest voor de totstandkoming van teamplannen voor 2020. Ook aan de individuele werkplannen (medewerkersniveau) is uitvoering gegeven door alle leidinggevenden.
De verbeteractiviteiten binnen het werkprogramma “In- en externe communicatie” zijn goed verlopen. De doelstellingen zijn bereikt. Voor het werkprogramma ‘Besturen op hoofdlijnen en relevante details’ is in het MT op 27-11-2019 besloten om dit te beëindigen, omdat er een nieuwe agenda is opgesteld voor de organisatieontwikkeling, waarin de diverse op te leveren visies (strategische visie, omgevingsvisie, organisatievisie en dienstverleningsvisie) zijn ondergebracht. Deze visies en het inrichten van sturing en realisatie hiervan moeten bijdragen aan het sturen op hoofdlijnen en relevante details.
Aan het werkprogramma ‘Visie gestuurd werken’ wordt concreet vorm gegeven. Denk hierbij aan de in 2020 vast te stellen strategische visie ‘Mooi leven in Leudal’ en de in het najaar 2020 af te ronden Omgevingsvisie. Voorbeelden van beleidsmatige kaders zijn: het in de raadsvergadering van 11 februari 2020 vast te stellen Accommodatiebeleid en het in het nog aan de gemeenteraad voor te leggen Kunst & Cultuurbeleid.
In de afgelopen periode zijn in het werkprogramma ‘Vormgeven van de verantwoording’ diverse stappen gezet. Zo was er aandacht voor het doorontwikkelen van de programmabegroting en het programmatisch werken.
Naast het voorgaande, is eind 2019 ook vooruitgekeken naar de agenda voor organisatieontwikkeling voor 2020-2021 en de agenda voor P&O voor 2020-2021. In 2019 is een nieuwe burgemeester aangetreden en begin 2020 verwachten we de nieuwe gemeentesecretaris te selecteren. Met dit duo komt hernieuwde aandacht voor het samenspel tussen burgers, raad, college en ambtelijk apparaat.
Tevens had het MT in 2019 extra aandacht voor de ontwikkeling van alle leidinggevenden en is geïnvesteerd in de onderlinge relatie tussen leidinggevenden, zodat continuïteit in leiderschap geborgd wordt binnen de gemeente.